Ofici

És una comunicació escrita i integrada en la tramitació d’un procediment administratiu. En el cas de l’Ajuntament distingim dos tipus d’oficis, depenent de la seva destinació:

• Ofici intern: dirigit a un òrgan de l’Ajuntament o dels organismes que en depenen.
• Ofici extern I: dirigit a una persona física.
• Ofici extern II: dirigit a una altra administració, una entitat, una persona jurídica...

Estructura

1. Capçalera amb el logotip municipal
2. Identificació d’emissió i destinació. Les dades de la unitat emissora i de la destinació s’han de situar a les graelles que apareixen a la plantilla. A la graella Unitat emissora hi han de constar l'àrea i la unitat emissores. El contingut de la destinació depèn, com ja s’ha comentat, del tipus d’ofici:

• Ofici intern: a la graella Unitat destinarària hi han de constar l'àrea i la unitat destinatàries i a la graella Destinatari/tària, el càrrec del destinatari, sense tractament i sense especificar-ne els noms i llinatges.
• Ofici extern I: a la graella Destinatari/tària de la plantilla hi han de constar el nom i els llinatges (amb el tractament genèric abreujat; és a dir, Sr. o Sra.).
• Ofici extern II: a la graella Destinatari/tària de la plantilla hi han de constar el nom i els llinatges (amb el tractament genèric abreujat, és a dir Sr. o Sra.) i, a la línia següent, el càrrec i l’organisme, entitat, pesona jurídica que representa.

3. Assumpte. S’ha de consignar a la graella de la plantilla corresponent.

4. Fórmula de salutació. No se n’ha de fer servir.

5. Cos. En aquesta part s’ha de presentar o contextualitzar l’assumpte, s’han d’exposar els fets o els arguments i s’ha d’arribar a una conclusió (síntesi, petició, etc).

   Aquestes són algunes frases útils en la redacció del cos:

• D'acord amb l'art. xx de la Llei [...]
• Us tramet, adjunta, la documentació [...]
• Us faig arribar la llista [...]
• Pel que fa a [...], us comunic que [...]
• Amb la finalitat que [...], us sol·licit que [...]
• Per a atendre la vostra sol·licitud [...], us tramet [...]
• Atès l’expedient relatiu a [...], us inform que [...]
• Un cop instruït l’expedient [...], us notific que [...]
• En relació amb l’escrit que vàreu presentar [...]
• Així mateix, us comunic que [...].
• Si voleu més informació [...].

6. Fórmula de comiat. No se n’ha de fer servir.

7. Datació. Palma, seguit de coma, i data (dia i anys en xifres, mes en minúscula).

8. Firma. Càrrec, rúbrica i nom i llinatges.

Plantilles i exemples d'oficis

Ofici intern	Plantilla	Exemple
Ofici extern I	Plantilla	Exemple
Ofici extern II	Plantilla	Exemple 1, Exemple 2