Ofici

És una comunicació escrita i integrada en la tramitació d’un procediment administratiu. En el cas de l’Ajuntament distingim tres tipus d’oficis, depenent de la seva destinació:

• Ofici intern I: dirigit a un òrgan de l’Ajuntament o dels organismes que en depenen.
• Ofici intern II: dirigit a una altra administració.
• Ofici extern: dirigit a una persona física o jurídica aliena a l’Administració.

Estructura

1. Capçalera amb el logotip municipal
2. Identificació d’emissió i destinació. Les dades de la unitat emissora i de la destinació s’han de situar a la graella que apareix a la plantilla. El contingut de la destinació depèn, com ja s’ha comentat, del tipus d’ofici:

• Ofici intern I: a la graella Destinatari/tària del model hi ha de constar el càrrec destinatari, sense tractament i sense especificar-ne els noms i llinatges.
• Ofici intern II: a la graella Destinatari/tària hi han de constar el nom i els llinatges (amb el tractament genèric abreujat; és a dir, Sr. o Sra.) i a la línia següent el càrrec i l’organisme.
• Ofici extern: a la graella Destinatari/tària hi han de constar el nom i els llinatges (amb el tractament genèric abreujat, és a dir Sr. o Sra.) i, si escau, el càrrec i l’entitat que representa.

3. Assumpte. S’ha de consignar a la graella de la plantilla corresponent.

4. Fórmula de salutació. No se n’ha de fer servir.

5. Cos. En aquesta part s’ha de presentar o contextualitzar l’assumpte, s’han d’exposar els fets o els arguments i s’ha d’arribar a una conclusió (síntesi, petició, etc).

   Aquestes són algunes frases útils en la redacció del cos:

• Us tramet, adjunta, la documentació [...].
• Us faig arribar la llista [...].
• Pel que fa a [...], us comunic que [...].
• Amb la finalitat que [...], us sol·licit que [...].
• Per a atendre la vostra sol·licitud [...], us tramet [...].
• Atès l’expedient relatiu a [...], us inform que [...].
• Un cop instruït l’expedient [...], us notific que [...].
• D’acord amb l’article [...] us comunic que [...].
• En relació amb l’escrit que vàreu presentar [...]
• Així mateix, us comunic que [...].
• Si voleu més informació [...].

6. Fórmula de comiat. No se n’ha de fer servir.

7. Datació. Població, seguida de coma, i data (dia i anys en xifres, mes en minúscula).

8. Firma. Càrrec, rúbrica i nom i llinatges.

Plantilles i exemples d'oficis

Ofici intern I	Plantilla	Exemple
Ofici intern II	Plantilla	Exemple
Ofici extern	Plantilla	Exemple 1, exemple 2